Renginių organizavimo ABC



Kiekvieną dieną institucijose, įmonėse, populiariose miestų vietose ar namuose organizuojami įvairiausi renginiai. Jų pobūdžio spektras išties platus – konferencijos, seminarai, mokymai, parodos, pramoginiai ar korporatyviniai renginiai bei asmeninės šventės. Kokį renginį galima laikyti puikiai pavykusiu? Atsakymas – šiame blog‘o įraše.

Svarbu – renginio tikslas ir auditorija

Visų pirma, labai svarbu nusistatyti renginio tikslą. Turite savęs paklausti, kodėl organizuojate šį renginį? Svarbu nepamiršti ir renginio auditorijos, nuo kurios priklausys daug renginio detalių ir visa renginio struktūra – veiklos ar pramogos, tinkančios jauniems žmonėms, nebūtinai patiks vyresniesiems. Vienas iš jūsų tikslų yra sudominti į renginį atvykstančius svečius, tad būkite drąsūs ir ieškokite naujų idėjų. Pavyzdžiui, organizuokite renginius naujose ar kiek neįprastose erdvėse, pagalvokite apie galimas meniu variacijas ar dar niekur neišbandytas veiklas.

Be renginio scenarijaus – nė žingsnio

Kitas svarbus renginio akcentas yra scenarijus. Dar prieš renginį apgalvokite visas detales ir susidėliokite eigą. Vertėtų turėti ir detalųjį scenarijų, kuriame turėtų būti surašyta visa techninė informacija bei reikalingi rekvizitai. Tai jums leis jaustis ramiau, o pats renginys vyks sklandžiau. Šioje planavimo stadijoje derėtų apsvarstyti ir biudžetą. Dažnai žmonės ar klientai tikisi labai daug, tačiau vėliau paaiškėja, kad tam nepavyksta skirti pakankamo kiekio lėšų.

Registracijos palengvins darbą

Jei organizuojate didesnį renginį, reikėtų paskatinti žmones užsiregistruoti. Tokiu būdu žinosite potencialų dalyvių skaičių, o tai palengvins visą pasiruošimo procesą. Taip pat registracijos pagalba pavyks sužinoti ir tam tikrus specifinius duomenis – galbūt žmogus yra alergiškas, atvyksta iš kitos šalies ar tiesiog gali atvykti vėliau. Jei siunčiate kvietimą į asmeninę šventę ar pramoginį renginį, susidarykite svečių sąrašą. Taip išliks mažesnė tikimybė praleisti kažką svarbaus.

Infrastruktūra – kaip susitvarkyti?

Dar vienas svarbus aspektas – infrastruktūra. Apgalvokite ir pasirūpinkite renginio scena, dekoracijomis bei dizainu, kėdėmis, stalais, visu transportavimu bei logistika. Tam prireiks daug laiko, tad turite nusiteikti dirbti intensyviai. Be abejo, visas pasiruošimas tampa lengvesniu, jei kartu su jumis dirba profesionali komanda. Jei viskas bus paskirstyta ir sukoordinuota laiku, problemų renginio metu tikrai nebus. Visada apgalvokite ir planą B, jei nepavyktų kažkoks režisūrinis sprendimas ar neatvyktų svarbus renginio asmuo. Prisiminkite, kad renginyje niekada nevėlu daryti pakeitimus!

Keletas patarimų pabagai

Taigi, organizuoti renginį bus lengviau, jei viską pradėsite planuoti iš anksto. Taip turėsite pakankamai laiko išspręsti didžiąją dalį kilusių iššūkių. Dieną prieš renginį kartu su komanda aptarkite kiekvieną scenarijaus žingsnį – jei apie viską bus pagalvota, būsite tikras renginių organizavimo guru!


Jaunojo verslo bendruomenė

El. paštas:

wixhub-LT@wix.com

Rūdninkų g. 2, Vilnius, Lietuva

Paskyra Facebook'e:

Wix Hub Lithuania