• jolita0

Kaip rengti efektyvius susirinkimus: 10 svarbiausių žingsnių




Susirinkimai, kaip ir svetainės kūrimas, turėtų būti efektyviu įrankiu įmonės sėkmei pasiekti. Deja, bet dažnai žmonės galvoja, kad susirinkimai yra tik laiko švaistymas.

Tokios mintys kyla dėl įvairių priežasčių: žmonių vėlavimų, nežinojimo, kas yra lyderis, susirinkimo tikslo nežinojimo ir svarstymo, ar nebūtų užtekę elektroninio laiško šiai informacijai perteikti. Nepaisant to, yra daug priežasčių, kodėl susitikimas akis į akį yra naudingas.


Svarbiausia rengti susirinkimus tinkamu laiku užtikrinant, kad jie iš tikrųjų teiktų dalyviams naudą.


Ką reikia žinoti, siekiant surengti efektyvų susirinkimą:


1. Nuspręskite, ar susirinkimas yra efektyviausia priemonė

2. Nustatykite darbotvarkę iš anksto

3. Peržiūrėkite svečių sąrašą

4. Pradėkite ir baikite laiku

5. Laikykitės suplanuoto laiko

6. Užsirašykite informaciją

7. Palikite laiko klausimams

8. Užbaikite veiksmų planą

9. Įvertinkite efektyvumą

10. Išsiųskite apibendrinamąjį elektroninį laišką


1. Nuspręskite, ar susirinkimas yra efektyviausia priemonė

Gerai apsvarstykite, ar tai bus savaitinis/mėnesinis susirinkimas? Ar jis skirtas aptarti vykstantį projektą, ar jautrią informaciją? Abiem atvejais pagalvokite, ar susirinkimas yra efektyviausias sprendimas.

Kartais neverta rengti pasikartojančių susirinkimų. Jeigu tai yra daroma tik iš pareigos ir formalumo, pavyzdžiui, kaip privalomas savaitinis susirinkimas, apsvarstykite, ar jie tikrai būtini? Galbūt užtektų elektroninio laiško visai informacijai pateikti? Tai leis aptarti projektus reikiamu metu mažesnėmis žmonių grupėmis. Taip pat, tai sutaupys visų laiką ir leis buvusiems dalyviams atsipūsti.

Nereguliariems susirinkimams, skirtiems aptarti naujienas ir projektus, verta skirti dėmesio ir laiko.


2. Nustatykite darbotvarkę iš anksto

Auksinė efektyvaus susirinkimo taisyklė – nešvaistykite žmonių laiko.

Pirmas žingsnis, kurį turite padaryti – nustatyti susirinkimo temą.

Dabar surašykite darbotvarkę viršuje, paryškindami susirinkimo priežastį. Tada punktais surašykite susirinkimo eigą ir kas bus aptarta jo metu. Tai dalyviams suteikia galimybę suprasti, ko tikėtis iš susirinkimo, ir pasiruošti klausimus, susijusius su išvardytais punktais. Darbotvarkę galite surašyti ant popieriaus lapų arba elektroniniame laiške. Informaciją turite išplatinti likus bent dienai iki susirinkimo. Susirinkimo metu darbotvarkė turi būti matomoje vietoje: atspausdinta arba rodoma per projektorių.


3. Peržiūrėkite svečių sąrašą

Peržiūrėkite savo svečių sąrašą ir įsitikinkite, kad visi dalyviai gaus kažką naudingo iš šio susirinkimo. Įsitikinkite, kad visi reikiami žmonės yra pakviesti.

Nustačius konkrečią darbotvarkę ir tikslus galėsite išskirti, kurie darbuotojai turėtų dalyvauti jūsų susirinkime, priklausomai nuo jiems aktualių temų ir pareigybių. Be pagrindinių dalyvių sprendimų priėmimo susirinkimas nebus efektyvus.

Iš kitos pusės, peržiūrėkite, ar nepakvietėte nereikalingų žmonių vien iš formalumo. Atsisakydami kviesti nereikalingus žmones padarysite jiems didelę paslaugą, atlaisvindami jiems tą laiko tarpą jų dienoje.


4. Pradėkite ir baikite laiku

Vėlavimas į savo sukviestą susirinkimą yra labai neprofesionalu. Gerbkite savo svečius pasirodydami laiku arba bent penkiomis minutėmis anksčiau nurodyto laiko. Tai leis jums pradėti laiku, jei iškils techninių nesklandumų.

Kai išaus susitikimo laikas, pradėkite nedelsdami. Nelaukite vėluojančiųjų, tai parodys, kad vėlavimas į jūsų susirinkimus yra nepriimtinas.

Tuomet veskite susirinkimą iki nurodyto pabaigos laiko. Jeigu nespėjote pateikti visos reikiamos informacijos, apsvarstykite, ar yra būtinybė kitam susirinkimui, ar šią informaciją galite pateikti apibendrinamajame laiške.


5. Laikykitės suplanuoto laiko

Kaip susirinkimo vedėjas, jūs turite sekti darbotvarkę ir kad viskas eitųsi pagal planą. Taip pat svarbu, kad nenukryptumėte nuo temos. Natūralu, kad taip nutinka, tačiau nepamirškite, kodėl susirinkote ir grįžkite prie temos. Galite paskirti žmogų, kuris rašytų punktus, prie kurių reikės grįžti, nepraleidžiant svarbios informacijos.


6. Užsirašykite informaciją

Svarbu turėti užrašus, kad vėliau galėtumėte atsakyti į iškilusius klausimus. Paskatinkite ir svečius tai daryti, geriausia rašant ranka, kadangi elektroniniai prietaisai gali lengvai nutraukti dėmesį. Jeigu nesugebate vesti susirinkimo ir užsirašinėti tuo pačiu metu, paskirkite dalyvį, kuris konspektuos visus aptartus aspektus. Po susirinkimo savo užrašais galėsite pasidalinti su svečiais arba negalėjusiais dalyvauti, kuriems pateikta informacija galėjo būti aktuali.


7. Palikite laiko klausimams

Planuodami susirinkimo laiką palikite laiko klausimams. Kai seksite visą dienotvarkę ir nenukrypsite nuo temų, laikas klausimams suteiks interaktyvumo visam susirinkimui. Kitaip tariant, klausimai leis svečiams išreikšti savo nuomonę ir išsiaiškinti dalykus, kurie jiems buvo neaiškūs. Taip pat susirinkimo dalyviai, žinodami, kad yra paskirtas laikas klausimams, rečiau jus pertraukinės susirinkimo metu.


8. Užbaikite veiksmo planą

Vėlgi, svarbu palikti vietos. Jūsų veiksmų planas parodo, kodėl jūs surengėte susirinkimą. Svarbu suprasti, kad visi efektyvūs susirinkimai prasideda su intencijomis pasiekti užsibrėžtus rezultatus. Veiksmų planas – tai viskas, ko jūs tikitės iš savo susirinkimo: darbų terminai, tikslai ir akcentai bei dalyviams paskirti atitinkami darbai.


9. Įvertinkite efektyvumą

Po susirinkimo ateina laikas apmąstymams. Paklauskite savęs, ar, jūsų nuomone, susirinkimo rezultatai tokie, kokių siekėte. Ar sugebėjote perteikti savo mintis? Ar dalyviai buvo įsitraukę ir aktyvūs? Tai svarbūs efektyvių susirinkimų komponentai.

Taip pat galite paprašyti dalyvių išsakyti savo nuomonę. Paklauskite, ar jiems susirinkimas buvo naudingas laiko, informacijos ir pateikimo prasme. Priklausomai nuo dalyvių kiekio, galite tai daryti asmeniškai arba parengus apklausą elektroniniu paštu.


10. Išsiųskite apibendrinamąjį elektroninį laišką

Įpraskite išsiųsti apibendrinamuosius laiškus susirinkimo dieną. Jeigu susirinkimas vyksta vakare, laiškus galite išsiųsti ryte. Jeigu susirinkimas vyksta dienos pradžioje, išsiųskite laišką dar tą pačią dieną.

Šiame laiške pridėkite veiksmų planą kartu su kita svarbia informacija, paminėta susirinkimo metu. O jeigu neturėjote laiko visko aptarti, bet nenorite rengti kito susirinkimo, galite likusią informaciją taip pat įterpti į laišką. Galiausiai, naudokite tai kaip progą žmonėms priminti jų atsakomybes ir pareigas.

Paskutinio žingsnio rezultatas nulems jūsų gebėjimus rengti efektyvius susirinkimus.

Jaunojo verslo bendruomenė

El. paštas:

wixhub-LT@wix.com

Rūdninkų g. 2, Vilnius, Lietuva

Paskyra Facebook'e:

Wix Hub Lithuania